Definisi filling Cabinet Dan Fungsinya

Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral. Arsip-arsip yang akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukkan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatkan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada didalamnya.

Rak arsip terbuat dari besi ataupun kayu. Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak sekitar 10-50 lembar. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada biasa digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umum nya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip.

Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. 1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip. Guide diletakkan didepan folder jika penyimpanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimpanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan.

Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampi tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. 1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. 2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditempat tertutup dan kering. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping). Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang, alat ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *