Filling cabinet , ada pula yang menyebut file cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip dokumen.

1. Dinding atau badan filling cabinet selain berfungsi sebagai rangka juga berfungsi melindungi arsip yang ada didalamnya.

2. Laci untuk menaruh atau meletakkan arsip-arsip yang akan disimpan didalamnya. Saluran yang terdapat didalamnya, memanjang dari depan kebelakang. Didalam saluran ini penahan guide dipasang atau dimasukkan. Sepasang gawang yang dipasang dikanan-kiri bagian atas, memanjang kebelakang sepanjang lacinya. Gawang ini berfungsi untuk menyangkutkan folder gantung apabila arsip-arsip ditampung didalam folder gantung. Pada umumnya filling cabinet terdiri dari 4 laci, tetapi ada pula yang terdiri dari 5 atau bahkan 6 laci tersusun kebawah. Susunan vertikal laci-laci filling cabinet dimulai dari laci paling atas kebawah. Filling cabinet disusun secara berjajar, sehingga susunan laci-laci berurutan. Setiap laci dapat memuat warkat atau dokumen arsip sebanyak 3500-4000 lembar, yang dihimpun didalam folder-folder.

Penyimpanan arsip (yang dihimpun didalam folder-folder) didalam laci file cabiner sebaiknya jangan terlalu sesak/ketat atau padat, tetapi hendaknya diberi jarak atau ruang yang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan folder-folder. Apabila susunan folder didalam laci file cabinet terlalu padat, folder-folder sulit diambil atau dimasukkan kembali, sehingga akan merusakkan folder dan arsip. Sebagai standar pada umumnya panjang laci filling cabinet adalah 70-73 cm. Filling cabinet dapat dibuat dari kayu, logam atau ada pula yang terbuat dari stell filling cabinet. Filling cabinet yang dibuat dari logam lebih praktis, lebih kuat, tahan lama, tahan panas / api dan air. Oleh karena itu arsip dokumen yang disimpan didalam fillling cabinet tidak mudah lembab. Model fillling cabinet ada beberapa macam. Ada fillling cabinet yang berlaci tunggal, artinya fillling cabinet itu terdiri dari susunan laci tunggal. Ada pula fillling cabinet yang berlaci ganda, artinya fillling cabinet itu sendiri dari susunan laci ganda, ada pula horizontal plan file cabinet untuk menyimpan gambar. Untuk meningkatkan faktor keamanan dari pihak – pihak yang tidak bertanggunjawab dan faktor lainnya. Filling cabinet telah menggunakan sistem pengamanan kunci sentral. Keunggulan sistem ini adalah, kepraktisan nya. Hanya dengan menggunakan 1 kunci, seluruh laci akan terkunci. Jadi apabila filling cabinet tersebut memiliki 4 laci, hanya dibutuhkan 1 anak kunci saja untuk menguncinya, begitu praktis kan ! Disamping model – model konvensional, ada juga jenis filling cabinet yang didesain dengan kemampuan tahan api ( fireproof ). Filling cabinet fireproof sering digunakan untuk menyimpan dokumen – dokumen yang sangat berharga seperti BPK, sertifikat – sertifikat , ijazah, bahkan kandang kala untuk menyimpan barang berharga / uang tunai .

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner. Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.

Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi bilamana diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat. Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples remover. Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar.