Mengenal Filling Cabinet Carousel

Arsip lebih mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih. Sangat cocok untuk arsip dalam jumlah banyak. Merupakan cabinet untuk penyimpanan arsip menggunakan Sistem Carousel. Yakni, arsip-arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung memutari suatu piringan (tier). Piringan dapat berputar ke dua arah. Adalah cabinet yang berupa laci-laci yang dilengkapi dengan index dan label index, dibuat untuk penyimpanan dan transit arsip-arsip aktif untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan tertib administrasi. Ialah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah.

Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan. Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri). Arsip/Berkas Yang Dipinjam, Pokok surat : Tanggal/No. Setelah menentukan sistem yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip, tugas manajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan. 1. Jenis dokumen yang disimpan. 2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi menempati lokasi yang strategis guna mendapat citra yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi. Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.

Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas. Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di indonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua peralatan buatan luar negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari dalam negeri.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *