Setiap perusahaan dan instansi apapun pasti memiliki dokumen penting yang mewakili proses kerja mereka selama beberapa periode. Agar dokumen tersebut tetap rapi, tidak tercecer, biasanya membutuhkan manajemen arsip. Untuk itu, saat Anda membangun sebuah bisnis atau ketika bisnismu semakin berkembang artinya Anda membutuhkan perlengkapan kearsipan untuk menata semua data. Apa saja barang yang biasa digunakan untuk menunjang kegiatan kearsipan?

1 Filing Cabinet

Hal pertama yang harus Anda beli untuk perlengkapan kearsipan adalah filing cabinet. Pasalanya, filling cabinet ini berfungsi untuk menyimpan berkas-berkas terbaru atau aktif di perusahaan. Lemari arsip ini biasanya terdiri dari satu sampai enam laci. Masing-masing laci mampu menampung sekitar 5.000 lembar dokumen.

Anda bisa memilih filling cabinet berbentuk satu pintu, dua pintu, atau bahan lebih dari tiga pintu. Bahkan filing cabinet pun beragam; ada yang terbuat dari plastic, aluminium, kaca atau kayu. Pilihannya tergantung seberapa besar budget Anda untuk memilih lemari arsip tersebut.

2 Map Folder

Map folder merupakan penyimpan dokumen lembaran agar tidak tercecer. Bentuk map folder seperti buku besar berukuran HVS yang terbuat dari bahan karton, manila, plastic, atau kertas buffalo. Bagian bawah map ini ada lipatan untuk mengantisipasi pertambahan jumlah dokumen. Sementara di ujung atas terdapat tab sebagai guide saat disimpan di lemari arsip.

3 Spindle File

Spindle file akan sangat berguna bagi yang sering menerima nota pembelian, catatan rekening, atau notes kecil dari karyawan. Pastikan spindle file selalu tersedia di atas meja. Spindle file ini berbentuk seperti paku besar. Tiap dokumen berukuran kecil bisa langsung ditancapkan di paku tersebut.

4 Guide

Untuk memudahkan pencarian dokumen, Anda harus memiliki guide. Bentuk guide bermacam-macam, salah satunya berupa lembaran kertas tebal. Warna guide terdiri dari merah, putih, dan hijau. Masing-masing berisi data kode, tanda, dan indeks arsip.

5 Tickler File

Lembaran kecil atau kartu membutuhkan alat yang disebut dengan tickler file. Bentuknya kotak, terbuat dari plastic, kayu, atau besi. Umumnya, tickler file dilengkapi sekat atau guide berisi tanggal dan nama dokumen.

6 Rak Terbuka

Fungsi rak terbuka hampir sama dengan filling cabinet. Namun, rak ini digunakan untuk menyimpan dokumen non aktif atau arsip lama. Rak ini memiliki beberapa tingkat dengan kapasitas lebih besar daripada filling cabinet. Bentuknya bervariasi seperti rak buku di perpustakaan, buffet, dan laci.

7 Stapler

Saat di kantor, Anda pasti sering menerima lembaran kertas terpisah. Namun, ada kalanya harus menyatakan berkas tersebut karena dianggap satu jenis. Untuk menggabungkannya, Anda memerlukan stapler.

8 Ordner

Ordner terbuat dari karton tebal yang kuat. Teksturnya kaku dengan mesin penjepit di bagian dalam . ukuran punggung ordner mencapai 5 cm sehingga mampu menampung sekitar 500-an dokumen. Supaya mudah memasukan berkas ke ordner, Anda perlu melubangi sisi kertas. Alat untuk membuat lubnag di pinggiran disebut dengan perforator, lubang tersebut dibuat vertikal untuk dimasukan ke sejumlah jarum penjepit di dalam ordner.

9 Numerator

Numerator merupakan alat yang terdiri dari deretan angka. Fungsinya untuk memberikan nomor atau tanggal di lembaran dokumen. Numerator besar biasanya memiliki lebih dari enam digit angka. Sementara numerator kecil hanya mempunyai empat sampai enam digit.